Sistem Kearsipan

Pengertian Kearsipan | Print |



Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.
Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:


1) Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
2) Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
3) Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
4) Dapat dijadikan bahan dokumentasi
5) Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
6) Sebagai alat pengingat
7) Sebagai alat penyimpanan warkat
8) Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
9) Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi
10) Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.

Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai




Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.
Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:
 Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
 Sistemj desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.
Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.


Sistem penyimpanan arsip yang sesuai




Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:
• Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad
• Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
• Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
• Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
• Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.
Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.

Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

Baca Juga: "Teori Ekonomi Klasik" | Definisi Kebudayaan | Pengertian Globalisasi

Read More..

coba read more

Ini adalah awal berita yang ingin saya potong arena terlalu panjang kalo postingan muncul semua, oleh karena itu saya perlu memotong berita sampai disini saja. Dan ini adalah sisa postingan saya yang akan saya sembunyikan dan hanya muncul pada saat post page atau link read more.. diklik

Read More..

Unitended by Muse

You could be my unintended
Choice to live my life extended
You could be the one I'll always love
You could be the one who listens
to my deepest inquisitions
You could be the one I'll always love

I'll be there as soon as I can
But I'm busy mending broken
pieces of the life I had before

First there was the one who challenged
All my dreams and all my ballanced
She could never be as good as you
You could be my unintended
Choice to live my life extended
You should be the one I'll always love

I'll be there as soon as I can
But I'm busy mending broken
Pieces of the life I had before

Before you .......

Read More..

Guru Profesional

UPAYA MENINGKATKAN GURU YANG PROFESIONAL DALAM ERA REFORMASI
oleh: Prof. Dr. Arief Rachman, M.Pd


Lima Faktor Krusial untuk Meningkatkan & Menganalisa Profesionalisme Guru
1. Ethic (Etika)
2. Attitude (Sikap)
3. Habits (Kebiasaan)
4. Knowledge (Ilmu Pengetahuan)
5. Skill (Keterampilan)

Etika | Ethic
[01] Kemampuan untuk berkerja dan melayani tanpa diskriminasi | Ability to work and serve without discrimination (ethnic, religion, sex, age, disabilities, and gender).
[02] Kemampuan untuk menjaga kerahasiaan dan privasi siswa, rekan guru dan atasan | Ability to protect a privacy of student, fellow teacher and employer.
[03] Komitmen untuk memberikan penilaian berdasarkan pendapat dan penilaian yang objektif | Committed to give objective opinion and assessment.
[04] Isu yang berhubungan dengan keadilan dalam kontrak pekerjaan dan perimbangan daya tawar antara pemilik sekolah dan yang dipekerjakan | Issues relating to the fairness of the employment contract and the balance of power between employer and employee: slavery, employment law.
[05] Masalah keselamatan kerja dan kesehatan kerja | Ocupational safety and health.
dan ini adalah sisa postingan saya yang akan saya sembunyikan dan hanya muncul pada saat post page atau link read more...

Sikap | Attitude
[01] Proaktif | Be proactive
[02] Percaya diri | Be confidence
[03] Bergembira dalam beraktivitas | Have Fun in school activity
[04] Terbuka | Be open
[05] Fokus | Be Focus
[06] Memiliki sikap empati | Be emphatic

Kebiasaan | Habits
[01] Kebiasaan yang teratur | Be organized
[02] Selalu berpartisipasi | Always participate
[03] Bekerja dan belajar untuk mencapai sinergi | Work & learn together to achieve synergy
[04] Belajar untuk mendengar orang lain | Learn to listen to other
[05] Menghargai | Appreciate
[06] Kebiasaan untuk terus berlatih | Practice-practice-practice

Ilmu Pengetahuan | Knowledge
[01] Metode belajar | Learning method
[02] Metode mengajar | Teaching method
[03] Metode manajemen kelas | Class management method
[04] Psikologi anak | Children psychology
[05] Pengetahuan akan trend ilmu dimasa yang akan datang | Knowledge to upcoming trend

Keterampilan | Skill
[01] Keunggulan dalam oprasional kelas | Class operational excellence
[02] Membina hubungan yang baik dengan siswa | Relationship with student
[03] Kemampuan untuk mencetuskan inovasi | Ability to spark innovation
[04] Memupuk berfikir kritis | Nurture critical thinking
[05] Kemampuan untuk berfikir analitis | Ability to Develop analytical skill
[06] Kemampuan untuk membuat hipotesa | Ability to hypothesized
[07] Kemampuan untuk menghubungkan | Ability to associate
[08] Kemampuan untuk membuat prediksi | Ability to make prediction
[09] Kemampuan untuk mencetuskan rasa ingin tahu | Ability to spark curiosity
[10] Kemampuan untuk mengingat | Ability for retention
[11] Kemampuan untuk memahami | Ability to comprehend
[12] Keunggulan dalam oprasional kelas | Class operational excellence

Kiat Meningkatkan Profesionalisme
[01] Bangun dan pupuk jiwa kepemimpinan dalam diri (build strong leadership).
[02] Bersikap dan berkerja secara akuntabel sesuai dengan posisi anda. Jalankan tata kelola yang baik (practice good governance).
[03] Proaktif dan berpartisipasi secara positif. Tidak ada perubahan tanpa partisipasi (multilevel participation).
[04] Bangun “Sense of Urgency”

Professionalism Road Map
[01] Susun strategi untuk membangun profesionalisme.
[02] Bentuk struktur yang akan mendukung strategi.
[03] Bangun sistem yang berisikan prosedur formal dan informal yang mengatur aktivitas sehari hari.
[04] Seleksi talenta yang cocok dan mendukung tujuan organisasi.
[05] Tetapkan nilai nilai bersama yang menjadi ciri dan kultur organisasi.
[06] Bangun gaya yang unik sehingga menjadi ciri khas personel organisasi anda ketika tampil.

Disampaikan pada acara Penutupan..
Workshop ICT untuk Sosialisasi Penanggulangan HIV/AIDS
Minggu, 3 Februari 2008 di Lab School Jakarta

DICOPY DARI http://maskwarta.blogspot.com TANGGAL 30 MARET 2008.

Read More..

Sekilas tentang Linux

Sejarah Linux diawali dari pengembangan sistem yang bernama UNIX oleh Ken Thompson dan Dennis Ritchie (Biografi ada di ilmukomputer.com) yang berasal dari AT&T Bell labs, pada tahun 1968. Karena tujuan UNIX adalah sistem operasi yang multi user dan multi tasking, maka UNIX ditulis ulang dengan menggunakan bahasa C (sebelumnya menggunakan bahasa B). Hal ini memungkinkan untuk didevelop ke berbagai platform hardware tanpa perlu harus menuliskan kode yang spesifik. Sehingga develop itu masih terus bertahan sampai saat ini.

Bell melisensikan sistem operasi ini kebeberapa institusi, salah satunya ke departemen Ilmu Komputer Universitas Berkeley California, yang akhirnya menghasilkan beberapa cloning UNIX dengan kode BSD (Berkeley Software Distribution) Professor Andrew Tanenbaum telah mengembangan sistem operasi Unix yang dapat berjalan pada personal computer yaitu MINIX (Mini UNIX). Namun sistem ini tidak memiliki seluruh fungsi UNIX yang diinginkan mahasiswa saat itu, terutama untuk mahasiswa bernama Linus Trovalds.

Linux muncul pada tahun 1991 yang dikembangkan oleh mahasiswa yang bernama Linus Trovalds dengan tujuan membuat sistem operasi gratis dengan kemapuan seperti UNIX tetapi kompatibel dengan PC. September 1991, Linux diluncurkan pertama kali dengan panjang source code 10.239 lines versi 0.01. Perkembangan berikutnya adalah versi 0.95 yang dianggap rilis paling penting, karena mampu menjalankan X Windows System. Pada tanggal 9 Mei 1996, TUX diresmikan sebagai maskot Linux yang dibuat oleh Larry Ewing sesuai dengan pernyataan “Linus likes penguins”. Nama TUX sendiri diambil dari Trovalds Unix untuk menghormati Linus Trovalds sebagai pengembang Linux.

Pada awalnya Linux diluncurkan dibawah lisensi yang melarang komersialitas. Tetapi pada perkembangannya, Linus Trovalds mengubah lisensinya menjadi GNU General Public License. Lisensi mengijinkan distribusi atau bahkan penjualan versi Linux yang sudah dimodifikasi tetapi dengan catatan bahwa semua distribusi tersebut haras dibawah lisensi GNU GPL dan harus dengan source code programnya.

Linux memiliki beberapa kelebihan setara dengan UNIX, antara lain:
1. Multi Thread
2. Multi User
3. Multi Processing
4. Manajemen Memori yang bagus
5. Sekuritas
6. File System stabil
7. Ketersedian source code
8. Tersedia dlam versi livecd

Read More..

Fix You

FIX YOU by: Coldplay
When you try your best but you don't succeed
When you get what you want but not what you need
When you feel so tired but you can't sleep
Stuck in reverse
And the tears come streaming down your face
When you lose something you can't replace
When you love someone but it goes to waste
Could it be worse?

*Lights will guide you home
And ignite your bones
And i will try to fix you

And high up above or down below
When you're too in love to let it go
But if you never try you'll never know
just what you're worth (back to *)

Tears stream down your face
When you lose something you cannot replace
Tears stream down your face
And I
Tears stream down your face
I promise you i will learn from my mistake
Tears stream down your face
And I (back to *)

Read More..

Kamus Istilah Komputer dan Teknologi Informasi

Bingung dengan istilah Komputer dan Teknologi Informasi? Jangan putus asa, ada solusi cepat untuk mengatasinya. Silahkan buka www.total.or.id . Ada puluhan ribu istilah Teknologi Informasi dalam bahasa Indonesia. Silahkan mencoba!!!

Read More..

Pemanasan Global

(Dari Wikipedia Indonesia, ensiklopedia bebas berbahasa Indonesia)

Pemanasan global adalah adanya proses peningkatan suhu rata-rata atmosfer, laut, dan daratan Bumi.

Suhu rata-rata global pada permukaan Bumi telah meningkat 0.74 ± 0.18 °C (1.33 ± 0.32 °F) selama seratus tahun terakhir. Intergovernmental Panel on Climate Change (IPCC) menyimpulkan bahwa, "sebagian besar peningkatan temperatur rata-rata global sejak pertengahan abad ke-20 kemungkinan besar disebabkan oleh meningkatnya konsentrasi gas-gas rumah kaca akibat aktivitas manusia"[1] melalui efek rumah kaca. Kesimpulan dasar ini telah dikemukakan oleh setidaknya 30 badan ilmiah dan akademik, termasuk semua akademi sains nasional dari negara-negara G8. Akan tetapi, masih terdapat beberapa ilmuwan yang tidak setuju dengan beberapa kesimpulan yang dikemukakan IPCC tersebut.

Model iklim yang dijadikan acuan oleh projek IPCC menunjukkan suhu permukaan global akan meningkat 1.1 hingga 6.4 °C (2.0 hingga 11.5 °F) antara tahun 1990 dan 2100.[1] Perbedaan angka perkiraan itu dikarenakan oleh penggunaan skenario-skenario berbeda mengenai emisi gas-gas rumah kaca di masa mendatang, serta model-model sensitivitas iklim yang berbeda. Walaupun sebagian besar penelitian terfokus pada periode hingga 2100, pemanasan dan kenaikan muka air laut diperkirakan akan terus berlanjut selama lebih dari seribu tahun walaupun tingkat emisi gas rumah kaca telah stabil.[1] Ini mencerminkan besarnya kapasitas panas dari lautan.

Meningkatnya suhu global diperkirakan akan menyebabkan perubahan-perubahan yang lain seperti naiknya permukaan air laut, meningkatnya intensitas fenomena cuaca yang ekstrim,[2] serta perubahan jumlah dan pola presipitasi. Akibat-akibat pemanasan global yang lain adalah terpengaruhnya hasil pertanian, hilangnya gletser, dan punahnya berbagai jenis hewan.

Beberapa hal-hal yang masih diragukan para ilmuan adalah mengenai jumlah pemanasan yang diperkirakan akan terjadi di masa depan, dan bagaimana pemanasan serta perubahan-perubahan yang terjadi tersebut akan bervariasi dari satu daerah ke daerah yang lain. Hingga saat ini masih terjadi perdebatan politik dan publik di dunia mengenai apa, jika ada, tindakan yang harus dilakukan untuk mengurangi atau membalikkan pemanasan lebih lanjut atau untuk beradaptasi terhadap konsekwensi-konsekwensi yang ada. Sebagian besar pemerintahan negara-negara di dunia telah menandatangani dan meratifikasi Protokol Kyoto, yang mengarah pada pengurangan emisi gas-gas rumah kaca.

Read More..

Website dan Email Penting

Alternatif E-mailku:
dian_smkard2@yahoo.co.id
dian_ard2@yahoo.co.id
dian_ard2@edukasi.net
dian_ard2@PENDIDIKAN.zzn.com

Website Penting:
www.malang.ac.id (Universitas Negeri Malang)
diknas.malangkota.go.id
fkssmalang.blogspot.com (Forum Komunikasi Kepala Sekolah SMK Swasta)
www.edukasi.net
www.beasiswabeasiswa.com
www.smkard2-mlg.blogspot.com
www.sertifikasiguru.org

Mobile/Phone:
Sekolah : 0341492423
Pak Ami (Diknas): 085855231623

Read More..

Profil Sekolah

1. LATAR BELAKANG
Pendidikan merupakan suatu kewajiban yang harus dilaksanakan tanpa pandang bulu, siapapun mempunyai peranan aktif dalam pendidikan, karena suatu bangsa bisa maju dan berkembang dasar utamanya adalah dari bagusnya tingkat pendidikan warga negaranya. Sebab itulah pendidikan merupakan tanggung jawab kita bersama yang usahanya harus dilaksanakan dengan penuh kesadaran dan keikhlasan untuk mengubah sikap, tingkah laku dan cara berpikir anak didik sesuai Tujuan Pendidikan Nasional.

2. VISI SEKOLAH
Menyiapkan tenaga kerja tingkat menengah yang berkualitas dan professional yang diharapkan dapat berperan sebagai salah satu factor keunggulan industri di Indonesia menghadapi persaingan global yang beriman dan bertaqwa kepada Tuhan Yang maha Esa.

3. MISI SEKOLAH
3.1. Menyiapkan tenaga kerja terampil untuk mengisi keperluan pembangunan
3.2. Mengubah status warga bangsa Indonesia dari status beban sebagai siswa yang
masih dihidupi menjadi asset ekonomi (sebagai tamatan produktif yang
berpenghasilan
3.3. Memberi pengetahuan keterampilan dan sikap sebagai bekal dasar untuk
Pengembangan diri tamatan secara berkelanjutan
3.4. Mengubah Pendidikan Kejuruan dengan tamatan yang tidak memiliki kejelasan
Pengembangan karir pendidikannnya (tamatan yang “Dead end”) ke system
pendidikan dan pelatihan kejuruan yang menyediakan jembatan dari
lapangan kerja ke jalur pendidikan berkelanjutan


KONDISI OBYEKTIF SMK ARDJUNA 2 MALANG

1. DATA SEKOLAH :

Nama Sekolah : SMK ARDJUNA 2
Status : Terakreditasi “B”
Alamat : Jalan Teluk Pelabuhan Ratu 41 Telp. 0341-492423
Kecamatan/Kota: Blimbing / Malang
Propinsi : Jawa Timur
N S S : 344 056 103 008
Berdiri tgl : 16 Juli 1986
N D S : E. 32034202 Tanggal 6 Oktober 1986
Nama Yayasana : YAYASAN PERGURUAN ARDJUNA
Alamat : Jalan R.T Soerjo 37 Telp. 0341-486422 Malang
Akte : 237 Tanggal 31 Januari 1989

Read More..

RPP ARSIP

RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN

Mata Pelajaran : PENGELOLAN DOKUMEN
Kelas / Semester : XII / 6
Pertemuan Ke : 1 s.d. 10
Alokasi Waktu : 30 x 45 MENIT
Standar Kompetensi : MEMBUAT DAN MENJAGA SISTEM KEARSIPAN UNTUK MENJAMIN
INTEGRITAS
Kompetensi Dasar : 1.3. Mengimplementasikan Sistem Kearsipan
Indikator : 1.3.1. Penciptaan dan Penerimaan Dokumen
1.3.2. Registrasi Dokumen
1.3.3. Distribusi Dokemen
1.3.4. Penyimpanan dan kembali
1.3.5. Pemeliharaan isi dan fisik
1.3.6. Menyusutkan dokumen

Tujuan Pembelaaran : Memahami konsep-konsep yang berkaitan engan cara mengimplementasikan sistim kearsipan

Materi Ajar : 1.3.1. Penciptaan dan Penerimaan Dokumen
Surat masuk adalah semua surat yang diterima oleh suatu organisasi
Surat masuk dapat diterima melalui :
a. Kurir Instansi pengirim surat dengan menggunakan buku ekspedisi
b. Kurir kantor pos
c. Diambil langsung oleh kurir instansi yang bersangkutan bagi
organisasi yang mempunyai PO BOX di kantor pos

1.3.2. Registrasi Dokumen
Buku Agenda adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk atau diterima oleh surat organisasi/kantor. Yang dicatat dalam buku Agenda hanya surat-surat yang penting dan perlu di simpan lama.
Ada 3 (tiga) macam buku Agenda, yaitu :

a. Buku Agenda Tunggal
Yaitu buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar sekaligus dengan nomor yang berurutan (campuran) pada tiap-tiap halaman, dan hanya untuk satu tahun.
b. Buku Agenda Kembar
Yaitu buku Agenda yang mencatat surat masuk dan surat keluar secara masing-masing (buku tersendiri)
c. Buku Agenda Berpasangan / Berganda
Buku Agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar dalam satu buku. Halaman sebelah kiri untuk mencatat surat keluar, ataupun sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.
Contoh Stempel Agenda 6 ½ cm, dan 3 ½ cm

1.3.3. Distribusi Dokumen

1. Surat Masuk
Pendistribusian surat kepada pejabat dalam organisasi yang bersangkutan mempergunakan buku ekspedisi entern
Buku Ekspedisi intern adalah buku catatan yang dapat menunjukkan bukti dalam penyampaian surat antar unit/bagian dalam suatu organisasi. Buku ekspedisi intern dapat dibuat dalam bentuk sebagai berikut :
Buku Ekspedisi Intern
No
Urut Tanggal
Surat Nomor
Surat Dikirim Kepada Nama
Penerima
Paraf dan
Tanggal terima:
Pertanda surat telah diterima, pejabat yang menerima harus memaraf buku ekspedisi pada kolom yang telah disediakan.

2. Surat KeluarPengiriman surat keluar
a. Dikirim langsung, maksudnya surat tersebut dikirim/diberikan/
diarahkan langsung atau sendiri oleh kurir ke alamat yang dituju dengan mempergunakan buku ekspedisi ekstern.
Buku ekspedisi ekstern adalah buku catatan yangdpat menunjukkan buku pengiriman surat keluar organisasi.
Lajur-lajur buku ekspedisi dapat dibut sebagai berikut :

No
Urut Tanggal
Kirim
Tanggal dan
No. Surat
Dikirim kepada Paraf dan
Penerima

b. Dikirm melalui pos
Pengiriman surat melalui pos dapat pula dilakukan dengan dua cara :
1. Surat langsung dimaskkan ke dalam kotak surat yang ditempatkan di tempat-tempat tertentu. Tidak menggunakan buku ekspedisi
2. Surat diantar ke Kantor Pos dan diserahkan kepada pegawai pos dengan menggunakan buku ekspedisi ekstern

1.3.4. Penyimpanan dan Penemuan Kembali
Dalam penyimpanan terlebih dahulu harus di persiapka peralatannya atau perlengkapannya. Peralatan kearsipan yang digunakan dalam sebuah kantor sudah barang tentu berbeda dengan peralata yang digunakan di kantor lain perbedaan ini disebabkan antara lain oleh besar kecilnya kantor komplit tidaknya kegiatan yang dilakukan oleh kantor itu.

Peralatan yang umum digunakan oleh kantor :
1. Lemari arsip (Filling Cabinet)
2. Rak arsip
3. Petunjuk
4. Folder (Map)
5. Kartu Indeks dan kertas penyimpan
6. Kartu kendali atau buku agenda
7. Lembar pengantar, lembar petunjuk silang, lembar retensi, lembar
peminjaman dan sebagainya.

Cara penemuan kembali warkat dengan kartu kendali

1. Bagian pengendali surat, terlebih dahulu harus mengetahui masalah dank ode klasifikasi serta indeks dari arsip yang dimaksud.
2. Mencari kartu kendali/lembar pengantar pada katalog untuk mengetahui lokasi arsip tersebut.
3. Setelah diketahui lokasinya, maka petugas mencari arsip tersebut berdasarkan kartu kendali serta lembar pengantar pada lokasi arsip.

Contoh penemuan kembali arsip sesuai dengan system penyimpanannya :

a. Sistem Abjad
Sehelai surat dari Nur Yuliati, yang diberi kode A.N.6.2. surat tersebut dapat ditemukan kembali pada kode A . di belakang kode N. di dalam map nomor 6 dengan nomer urut 2

b. Sistem Perihal
sebuah surat dari Santo Paulus, tentang permulaan kesejahateraan perumahan diberi kode kesejahteraan empat maka cara menemukan kembali yaitu dengan mencari laci kepegawaian, dibelakang guide kesejahteraan pada map keempat

c. Sistem Nomor
Misalnya, surat dengan kode 160,0 maka dicari dalam laci yang berkode 100 (kepegawaian) di belakang guide 160 dalam map pertama

d. Sistem Tanggal
sebuah surat dengan kode 15.01.2004, maka dapat ditemukan dalam laci 2004, di belakang guide 01 (Januari) di dalam map nomor 15.

e. Sistem Wilayah
Salinlah surat dengan kode Jawa Tengah – 25.01.04, maka dapat kembali dalam laci Jawa Tengah, di belakang nomor 25 (Surakarta) di dalam map 01 (Januari)

1.3.5. Pemeliharaan Isi dan Fisik
a. Tujuan perlindungan arsip
Perlindungan arsip dimaksudkan sebagai upaya untuk menyelamatkan arsip baik tentang isi maupun fisiknya.
b. Cara perlindungan arsip
Pada pokoknya upaya untuk menyelamatkan arsip baik tentang isi maupun fisiknya harus dilaksanakan pada seluruh kegiatan kearsipan mulai dari penyimpaqnan, pengaman., pemeliharaan, perawatan, pemindahan, pemusnahan sampai penyerahan arsip statis kearsip Nasional.

1. Cara perlindungan arsip dalam kegiatan penyimpanan, antara lain :
- Dibuatkan buku petunjuk tentang pengurursan arsip yang terinci dengan system penyimpanan dan tata kerja yang tepat dan efisien serta selalu diadakan penyempurnaan
- Pengendalian surat yang cermat terutama untuk surat-surat penting
- Disediakan perlengkapan seperti Daftar Klasifikasi, kartu-kartu, guide, folder, dan filling cabinet yang cukup memadai
- Penempatan arsip yang rapi, tertib dan menjamin pelayanan yang cepat
- Petugas kearsipan memenuhi persyaratan yang dibutuhkan

2. Cara perlindungan arsip dalam kegiatan pengamanan, antara lain
- Penyediaan ruang yang aman terdapat pencurian, kebakaran, banjir, dan sebagainya
- Petugas arsip yang loyal dan dapat menyimpan rahasia
- Peminjaman arsip harus selektif, tidak semua pegawai dapat meminjamnya

3. Cara perlindungan arsip dalam kegiatan pemeliharaan antara
lain:
- Almari, rak, filling cabinet hendaknya yang anti karat dan
tahan lama
- Ruangan bebas polusi udara, tidak lembab, tidakterkena
sinar matahari langsung, mengenai arsip, berlistrik dan AC yang dihidupkan terus
- Penggunaan bahan arsip yang bermutu tinggi
- Tersedianya peralatan untuk pemeliharaan yang cukup
- Penggunaan racun serangga yang kontinyu
- Penggunaan laminas dan microfilm

4. Cara Perlindungan arsip dalam kegiatan penyusutan/
pemindahan, anatara lain :
- Pembentukan panitia penyusutan/penilaian arsip
- Tersedianya jadwal retensi sesuai dengan nilai guna tiap jenis arsip
- Tersedianya formulir seurvey arsip, daftar ikhtisar arsip, dan daftar pertelaan sementara

5. Cara perlindungan arsip dalam kegiatan pemusnahan dan penyerahan arsip, antara lain :
- Pemusnahan harus sepengetahuan pimpinan dan
memperhatikan pertimbangan BPK, BAKN, dab Arsip Nasional
- Dibuatkan daftar pertelaan arsip dan berita acaranya
- Disaksikan oleh pejabat bidang hokum dan atau pengawas

1.3.6. Penyusutan Dokumen
Pemusnahaan arsip yang mempunyai waktu arsip 10 (sepuluh) tahun atu lebih, dilaksanakan dengan ketetapan pimpinan lembagai Negara/badan pemerintahan masing-masing setelah memperhatikan pertimbangan. Panitia Penilai Arsip serta dari Badan Pemeriksa Keuangan sepanjang menyangkut arsip kepegawaian dan setelah mendapat persetujuan dari arsip nasional.
Bilamana dalam penilaian arsip yang akan dimusnahkan terdapat keragu-raguan, maka dipergunakan nilai yang paling tinggi.
Adapun cara penyusutan dapat dilakukan dengan :
a. Pemeriksanaan/pemindahan
b. Pemusnahan
c. Penyerahan

Metode Pembelajaran : 1. Tanya Jawab
2. Ceramah bervariasi dan Diskusi
3. Tugas Individu / Kerja Kelompok

Langkah-langkah : A. Langkah Awal
Pembelajaran 1. Guru melaksanakan pre test
2. Tugas kepada siswa membaca modul / buku paket

B. Langkah Inti
1. Siswa mencatat hal-hal penting dari modul / buku
2. Menanyakan hal-hal yang kurang dipahami
3. Guru bertanya pada siswa
4. Tanya jawab guru atau kelompok
5. Menyimpulkan hasil pembelajaran

C. Kegiatan Akhir
1. Melaksanakan post test
2. Remidial

Alat / Bahan / : 1. Menangani Surat Masuk dan Keluar (Mail Handing), 2004 Dra. Dewi
Sumber belajar Anggrawati Banding Armico
2. Manajemen Kearsipan : 1999, Pudji Heriyanto Malang : Politeknik UNIBRAW

Penilaian : Bentuk Tes :
1. Tes Tertulis
2. Lisan
3. Pengamatan

Bentuk Soal : A. Esay
1. Sebutkan yang termasuk peralatan arsip !
2. Jelaskan fungsi kartu tunjuk silang
3. Salah satu system dalam kearsipan adalah system subyek. Jelaskan yang
dimaksud system subyek 1
4. Sebutkan kebaikan azas Sentralisasi Kearsipan !
5. A. Apa maksud kata-kata di bawah ini :
a. Folder c. Disposisi
b. Guide d. Tickler file
B. Praktek
1. Buatlah folder kertas kuarto sebanyak 26 lembar
2. Buatlah guide sebanyak 26 lember

Malang, 20 Nopember 2006

Guru Mata Pelajaran



Dian Anggraeni, S.Pd

Read More..

Sekilas tentang keluarga

Saya lahir dan besar di kota Malang. Semua jenjang pendidikan saya tamatkan juga di Malang. Boleh dikatakan saya tidak pernah bepergian ke luar kota Malang untuk jangka waktu yang lama. Saya menikah tahun 2002, suami saya berasal dari Jakarta dan sekarang telah dianugerahi putra-putri yang sehat. Sang Kakak namanya Muhammad Dani Ratmawan, sang adik Divania Putri Ratmawan. Merekalah cahaya hidup dan sumber inspirasi saya.

Read More..